【体験談】サロンのLINE予約自動化｜施術中でも予約を逃さない方法

「LINEで予約を受け付けたいけれど、施術中は返信できない」
そんなもどかしさを抱えたまま、予約対応に追われているサロンオーナーさんは多いのではないでしょうか。

私もリピーターさんが増えてきた頃、LINEでの予約をお勧めしていました。ところが予約の希望が重なると、施術中で返信できず、対応しきれない場面が増えていったのです。

この記事では、LINEの外部ツール「エルメ」で予約受付を自動化してきた私の体験をもとに、設定の手順とつまずきやすいポイントを解説します。施術中の自動返信や前日リマインドの例文も、そのまま使える形でまとめました。

施術中にLINE予約を返せない悩み

サロンのLINE予約を自動化する前に、まずは私が実際に困っていたことをお話しします。予約が増えるのはうれしいことなのに、増えるほど対応が追いつかなくなっていきました。

同じ悩みを抱えている方は、きっと少なくないはずです。どこでつまずいていたのかが分かると、自動化で解決すべきポイントも見えてきます。当時の状況を3つに分けて振り返ってみましょう。

施術中は返信できず予約を逃す

一番大変だったのは、たくさんのお客様が予約したいタイミングで返信できないことでした。

すぐに返信できるよう身構えてはいたのです。それでも施術中のことが多く、対応しきれない場面が少しずつ増えていきました。

返信が遅れれば、その間お客様をお待たせしてしまいます。予約の取りこぼしは、施術の腕とは関係なく起きてしまうのが悩ましいところです。

手数料を減らしたくてLINE予約に誘導

当時は、ホットペッパービューティーからも予約を受けていました。

リピーターさんが増えてきた頃、手数料を減らしたいと考え、LINEでの予約をお勧めするようにしたのです。

ただ、LINEで予約を受ける人数が増えるほど、やり取りの手間も増えていきました。手数料は抑えられても、その分の対応がすべて自分たちに返ってくる形です。

手作業のやり取りには限界がある

LINEで手作業の予約を受けると、空いている日時を伝え、希望を聞き、確定の連絡をするという往復が生まれます。

1人ずつなら対応できても、予約の希望が重なる時間帯には手が回りません。

そこで私は、返信を頑張り続けるのではなく、返信しなくても予約が回る仕組みを作ることにしました。

LINE公式だけでできる予約対応

自動化の方法を考える前に、無料で使えるLINE公式アカウントだけで何ができるのかを確認しておきましょう。

できることとできないことを知っておくと、外部ツールが本当に必要かどうかを判断しやすくなります。お金をかけずに済む部分は、できるだけ標準機能に任せたいところです。

ここでは、予約対応に関わるポイントを3つに絞って紹介していきます。

予約を管理する機能はない

LINE公式アカウントの標準機能には、空き枠を管理して予約を確定させる仕組みがありません。

標準機能だけで予約を受けるなら、方法は大きく分けて2つです。

• チャットで1人ずつ予約を受ける
• 予約ページのURLを案内する

どちらも、日程の調整や確定の連絡は人の手で行うことになります。施術中に返信できない悩みは、標準機能だけでは解決しにくいでしょう。

応答メッセージは通数に含まれない

無料のコミュニケーションプランで送れるメッセージは、月200通までです。

ただし、1対1のチャットや応答メッセージ、あいさつメッセージは200通に数えられません。自動で返す応答メッセージなら、無料プランでも通数を気にせず使えます。

一方で、一斉配信やステップ配信は通数に含まれます。配信を増やすときは、料金プランを確認しておくと安心です。

自動化するなら外部ツールと組み合わせる

予約の受付から確定、リマインドまでを自動にしたいなら、LINE公式アカウントと外部ツールを組み合わせる方法が現実的です。

私が使っていたのは、LINE公式アカウントと連携して使える「エルメ(L Message)」でした。

予約機能とメッセージ配信をまとめて扱えるので、LINEの中で予約対応を完結させやすくなります。

エルメでLINE予約を自動化する仕組み

ここからは、私が実際に使っていたエルメの予約機能について紹介します。

エルメを使うと、予約の受付から受付完了の連絡、来店前のリマインドまでをLINEの中で自動化することが可能です。お客様はLINEから予約でき、サロン側は届いた予約を確認するだけで済むようになります。

まずは、どこが自動になるのかという全体の仕組みをつかんでおきましょう。

無料プランから始められる

エルメは初期費用0円で、無料のフリープランから使い始められます。

フリープランでも、自動応答やステップ配信、タグ管理といった基本的な機能がそろっています。予約機能も、カレンダー1つまでなら無料で作成可能です。

私も最初は無料で使っていました。タグ付けで配信先を絞れたこともあり、最小限の費用で良い効果を得られたと感じています。

予約リクエスト制なら承認するだけ

エルメの予約には、お客様からの予約をすぐに確定させず、サロン側が承認してから確定させる「リクエスト制」があります。

私はホットペッパービューティーと併用していたため、このリクエスト制で予約を受けていました。

最初の設定は手間でしたが、一度できてしまえば、届いたリクエストを承認するか否認するかを選ぶだけで予約が回るようになったのです。

受付メッセージとリマインドも自動

リクエストを承認すると、「予約を受け付けました」という内容のメッセージがお客様へ自動で届きます。

来店前のリマインドもLINEで自動送信できるため、1人ずつ連絡する必要はありません。

おかげで、LINEでの予約の手間を大きく省けるようになりました。

エルメの予約設定の手順と注意点

仕組みが分かったところで、実際の設定の流れを見ていきます。

エルメの予約設定は、シフトの入力などは比較的かんたんです。一方で、送るメッセージの流れを組み立てる部分は少し難しく、私もここは難しいと感じました。

手順と合わせて、実際につまずきやすいポイントや、無料プランで使うときの注意点も紹介するので、設定するときの参考にしてください。

予約カレンダーとシフトを作る

予約機能は、エルメの管理画面にある「サロン・面談予約」から作成します。

1. 「サロン・面談予約」で新規作成
2. 店舗名と管理名を入力
3. 個人タイプかスタッフタイプを選択
4. シフトを登録
5. コースを作成

1人で運営しているなら個人タイプ、スタッフがいるならスタッフタイプを選びましょう。シフトの入力は画面に沿って進めれば迷いにくく、私も比較的かんたんに設定できました。

受付・リマインド・来店後の配信をつなげる

一番難しかったのは、予約の仕組みを作る部分です。

私は、次の流れでメッセージを組み立てていました。

1. 予約リクエストの文
2. リマインドの文
3. 来店後からのステップ配信

リクエスト制は「予約・キャンセルのメッセージ・リクエストと締切」から設定できます。リマインドは「配信タイミングを追加する」から、コースの開始時刻を基準に送る時間を決める仕組みです。

無料プランの上限と動作確認

無料プランで使う場合は、作れるコースの数に上限がある点に注意しましょう。

私が使っていたときは、無料プランで作れるコースは2つまででした。上限は変わることがあるため、最新の情報はエルメの公式サイトで確認してください。

また、設定が終わったらお客様に案内する前に動作確認をしておくと安心です。

施術中の自動返信の設定と例文

予約の仕組みを整えても、施術中にLINEでお問い合わせが届くことはあります。予約の相談や質問に、その場ですぐ返せない時間はどうしても残ってしまうものです。

そこで私が取り入れていたのが、施術中だけ送る自動返信です。すぐに返信できない時間があっても、お客様に不快な思いをさせずに対応できるようになりました。

ここでは、自動返信を送る条件と実際の例文、切り替え方を順番にまとめます。

全スタッフ施術中の時間だけ送る

自動返信は、いつでも送ればよいわけではありません。

私は、全スタッフに施術が入っている時間帯だけ自動返信を送るようにしていました。

そのまま使える自動返信の例文

実際に使っていた文面がこちらです。

「〇〇様」の部分は、ツールの差し込み機能を使うとお客様の名前が自動で入ります。エルメの自動応答でも、LINE名などを差し込むことが可能です。

お詫びだけで終わらせず、施術後に順番に返信することを伝えているのがポイントになります。返事が来ると分かれば、お客様も安心して待てるでしょう。

オンオフはパソコンで切り替える

私は施術の予定に合わせて、パソコンから自動返信のオンとオフを切り替えていました。

手動での切り替えが大変な場合は、時間帯を決めて自動で切り替える方法もあります。

• エルメの自動応答…「時間帯設定」で動かす時間を指定
• LINE公式アカウント…「応答時間」で時間内と時間外の応答方法を切り替え

施術の時間が毎日ほぼ同じなら時間帯の設定、日によって変わるなら手動の切り替え、と使い分けるとよいですね。

LINE予約リマインドの送り方と例文

エルメで予約を自動化して、大きく変わったと感じたのがリマインドです。

予約の取りこぼしが減っただけでなく、お客様の予約の確認漏れも少なくなりました。LINEで届くリマインドは、お客様にとっても予約を思い出すきっかけになります。

ここでは、リマインドを送るタイミングと実際に使っていた例文、あわせて決めておきたいキャンセルの期限を紹介しましょう。

メールよりLINEのリマインドが届く

ホットペッパービューティーでは、リマインドがメールで届いていました。

一方、エルメならリマインドをLINEで送れます。普段から使っているLINEに届くので、お客様の予約の確認漏れが少なくなりました。

前日にLINEで予約内容を伝えておくと、お客様にも日時を思い出してもらいやすいはずです。

そのまま使える前日リマインドの例文

私は、予約の1日前にリマインドを送っていました。実際の文面がこちらです。

[ ]で囲まれた部分は、エルメの差し込みコードです。お客様の名前や予約日時、コース、キャンセル用のURLが自動で入ります。

変更とキャンセルの期限を決めておく

リマインドには、予約内容の確認や変更、キャンセルができるURLも入れていました。

例文では、変更とキャンセルの受付を「本日中まで」としています。期限を書いておけば、お客様も連絡のタイミングに迷いません。

キャンセル用のURLは、差し込みコードを入れておくだけで予約ごとに自動で表示されます。

ホットペッパーと併用する時の注意点

ホットペッパービューティーとLINE予約を両方使っていると、気をつけたいのがダブルブッキングです。

私が使っていた当時、エルメとホットペッパーの予約は紐づけることができませんでした。

そのため、2つの予約経路をどう管理していたのかを紹介します。今はホットペッパーを使っていないので、その後の使い方の変化もあわせてお伝えします。

予約が入ったらエルメの枠を閉じる

ホットペッパービューティーで予約が入ったら、エルメの予約枠を閉じていました。

自動で連携していないため、枠の調整は手作業になります。ホットペッパーで予約が入ったら、エルメ側の枠もすぐに閉じることで、同じ時間に予約が重なるのを防げます。

併用中はリクエスト制が安心

予約を紐づけられない状態では、リクエスト制が役に立ちました。

お客様からの予約をいったんリクエストとして受け取り、空き状況を確認してから承認できるからです。

現在はホットペッパービューティーを使っていないため、リクエスト制をやめて、すべての予約を承認する形で使っています。予約経路がLINEだけなら、確認の手間を省ける全承認も選択肢に入るでしょう。

連携させたいならリピッテ

数年後、ホットペッパービューティーと連携できる「リピッテ」というツールを見つけました。

リピッテは予約に特化した印象のツールで、ホットペッパーの予約とLINEの予約を紐づけたい方にはこちらが向いていると感じています。

• 1人で運営するサロンは月額1,980円から
• ホットペッパー連携はオプション(月額1,000円〜2,000円)
• 最大1ヶ月の無料体験あり

料金は変わることがあるので、申し込む前に公式サイトで確認してください。

LINE予約自動化のよくある質問

最後に、LINE予約の自動化を始める前に気になりやすい質問をまとめました。

始める前に不安を解消しておくと、設定もスムーズに進められます。無料でどこまでできるのか、ホットペッパーと一緒に使えるのかなど、よく聞かれるポイントを選びました。

1人で運営しているサロンでも使えるのか、キャンセルはどう受けるのかも取り上げています。気になる質問から読んでみてください。

無料でどこまで自動化できますか？

エルメのフリープランなら、予約機能(カレンダー1つまで)や自動応答、ステップ配信、タグ管理といった基本機能を無料で使えます。

ただし、コースの数などには上限があります。メニューが多いサロンは、有料プランも検討してみてください。

1人で運営しているサロンでも使えますか？

はい、使えます。エルメの予約機能には「個人タイプ」が用意されているので安心です。

スタッフがいるサロンは「スタッフタイプ」を選び、スタッフごとのシフトを登録しましょう。

リクエスト制と全承認はどちらがいいですか？

ホットペッパービューティーなど、ほかにも予約を受ける経路があるならリクエスト制がおすすめです。

私も併用していた頃はリクエスト制で、ホットペッパーをやめた今は全承認で使っています。予約経路がLINEだけなら、全承認にすると確認の手間が減りますよ。

お客様はLINEからキャンセルできますか？

できます。リマインドなどのメッセージにキャンセル用のURLを入れておけば、お客様はそこから予約内容の確認やキャンセルが可能です。

受付の期限を決めて、メッセージの中で伝えておくと安心でしょう。

ホットペッパーと自動で連携できますか？

私がエルメを使っていたときは、ホットペッパービューティーとは連携できませんでした。

予約を自動で紐づけたい場合は、ホットペッパー連携のオプションがあるリピッテを検討してみてください。

まとめ

施術中に返信できず、LINEの予約対応に追われているサロンでも、最初に仕組みを作っておくことが大切です。エルメの予約機能と施術中の自動返信を設定すれば、無料からでもお客様を待たせないLINE予約を始められます。

最初の設定は少し手間がかかります。それでも一度できてしまえば、あとは届いた予約を確認するだけです。

まずはエルメの無料プランで、予約カレンダーを1つ作ってみてください。エルメの公式サイトから無料で始められます。